Onboarding er det sted, hvor nyansatte tilegner sig fælles viden, færdigheder og organisatorisk adfærd, som de skal bruge for at få succes i deres job. En god onboarding-oplevelse er svær at opnå, men den er afgørende for at øge produktiviteten, mindske frafaldet og spare virksomheden for tid og penge. Raffle Workplace Search giver en problemfri søgeoplevelse i virksomhedens vidensdatabase, hvilket er nøglen til en god onboarding-oplevelse og til at flytte dine medarbejdere ind i fremtiden.

På et eller andet tidspunkt skal alle igennem onboarding. Det kan være spændende, men oftest er det en overflod af information, som går ind ad det ene øre og ud af det andet. Det er svært at huske alt og vide, hvor man skal finde information, selv for den mest erfarne medarbejder. 

Desuden er onboarding ikke så vellykket, som mange ledere ønsker, men hvem har tid til at opfinde den dybe tallerken igen?

Onboarding sidder fast i fortiden

Onboarding blev første gang introduceret i 1970'erne, men blev først taget i brug i slutningen af 1990'erne. Onboarding blev skabt som svar på den voksende størrelse af virksomheder og det konkurrenceprægede landskab for at få medarbejderne hurtigt op i gear. Iværksætteren i 2022 viser desuden, at det ændrede perspektiv på work-life balance, og hvordan vi arbejder på grund af covid-19 og den store opsigelse, har ændret sig meget - hvilket igen understreger vigtigheden af onboarding. Onboarding skal være hurtigere og mere effektiv for at være på forkant med udviklingen.

Ifølge Talya N. Bauer og Berrin Erdogan i 2022 er onboarding eller organisatorisk socialisering den proces, hvor nyansatte tilegner sig fælles viden, færdigheder og organisatorisk adfærd, som de skal bruge for at få succes i deres job. Adfærd er træk, der har begrænset fleksibilitet baseret på unikke karakteristika. På den anden side er færdigheder og fælles viden i konstant udvikling og vækst i en organisation.

Sue Newell beskriver i 2015 vigtigheden af videndeling for organisationer som en måde at dele data på, lære af kolleger og fremme innovation. Flere år senere fortæller Togetherplatform i 2021 om den indflydelse, videndeling har på onboarding som en måde at lære virksomhedens struktur, strategier og arbejdsstil på. Det er vigtigt at dele viden om virksomheden, da det sikrer, at alle er på samme side, og at innovation kan finde sted. 

Desuden opdeles viden i to kategorier, tavs og eksplicit. Tavs viden opnås over tid, når medarbejderne interagerer, mens eksplicit viden læres hyppigere og hurtigere ud fra data. 

Eksplicit viden findes i dokumenter, filtyper eller procedurer, der deles via forskellige kommunikationskanaler eller databaser. Men hvis virksomhedens database ikke er let at søge i, bliver denne eksplicitte viden, som er den letteste at tilegne sig, umulig at undervise i eller lære. Det hæmmer i høj grad onboarding af nyansatte og eksisterende medarbejdere, da de bliver bremset og skal belemre kolleger med et væld af spørgsmål, begå fejl, der kunne være undgået, lave eksisterende dokumenter om og bruge utallige timer på at søge efter de rigtige svar. 

Onboarding af etablerede medarbejdere til netværket, viden om virksomheden og skelnen mellem deres operationelle roller er blandt andre vigtige opgaver. Inden for de første par uger vil deres produktivitetsniveau, loyalitet over for virksomheden og adfærd blive konsolideret. Harvard Business Review (HBR) understreger i 2022, at en god onboarding-oplevelse er nødvendig for at øge den samlede medarbejderoplevelse. 

Onboarding er deres første oplevelse og vil påvirke deres opfattelse af arbejdskulturen og dermed virksomhedens omdømme. En god oplevelse mindsker frafaldet og sparer virksomheden for tid og penge, når talentet fastholdes. Men hvad bidrager til en god oplevelse? 

At skabe en god onboarding-oplevelse er ikke raketvidenskab

Selvom der er utallige måder at forbedre medarbejder- og onboardingoplevelsen på, er en af de bedste at forbedre adgangen til fælles viden. Forbes beskriver i 2022, hvor vigtigt det er, at nyansatte har adgang til virksomhedens databaser, så de kan få adgang til fælles viden og komme godt i gang. På samme måde skriver Harvard Business Review i 2021, at selv dine nuværende fastansatte medarbejdere føler sig som nyansatte, når der sker ændringer i virksomheden. Medarbejdere, uanset startdato, værdsætter delt viden og en database, der er søgbar, så de kan finde disse data.

Mange organisationer forsøger at afhjælpe dette problem ved hjælp af virksomhedssøgning, men disse traditionelle søgninger er 2,5 gange langsommere end Raffle Workplace Search. Med Raffle er onboarding-tiden desuden halveret, og nyansatte finder svar 96 % hurtigere. CareerPlug i 2020nævner, at bedre vidensstyring hjælper nye medarbejdere med at blive hurtigere integreret i virksomheden og blive stærkere og mere vidende medarbejdere, der er mere produktive, producerer kvalitetsarbejde og tjener mere til virksomheden. 

Harvard Business Review i 2015 ser onboarding som en langsom proces, der måske kun tager en uge til en måned, men som uformelt foregår i mange måneder. Typisk er 60 % af de nyansatte fuldt integreret i deres roller efter seks måneder. Efter denne periode forventes det, at medarbejderne har delt viden og selv svarer på spørgsmål, men hvis adgangen til virksomhedens viden er dårlig, er medarbejderens præstation det også. Nyansatte er en udgift, og den udgift stiger for hver mislykket ansættelse. 

Ud over omkostninger er tid en anden udtømt mulighed, da det tager tid at træne, uddanne og hjælpe nyansatte, indtil de bliver selvstændige. Med onboarding handler det ikke om at reducere den tid, der bruges på at uddanne nyansatte, men om at maksimere den tid til sit fulde potentiale. Tid er et værdifuldt aktiv, som let går til spilde. Brug af forskellige onboarding- og vidensstyringsværktøjer, som f.eks. Raffle Workplace Search, hjælper med at optimere onboarding-tiden og sikrer, at alle fordele høstes. 

Et eksempel fra det virkelige liv findes hos Codan, det største forsikringsselskab i Danmark. Deres onboardingproces var langvarig, fordi forsikring er en kompleks praksis, der kræver nøjagtighed i hvert eneste trin. På grund af den lange proces var nyansatte dyre i tid og penge. Så da Raffle Workplace Search var i stand til at halvere onboarding-tiden, øge alle medarbejderes viden, reducere søgetiden med 96 % og forbedre deres service over for kunderne, var Codan solgt til Raffle. Med Rafflesparer Codan titusindvis af dollars hver måned, så de kan omfordele penge og tid. 

Desuden er onboarding et uudnyttet område for medarbejderindsigt, som nævnt af McKinsey & Company i 2021. Nyansatte giver et friskt blik på virksomhedens drift, produkter og tjenester. Friske øjne er værdifulde, da de viser områder, der mangler detaljer, som erfarne medarbejdere måske ikke fanger. Hvis disse insights om virksomheden indsamles og analyseres, optimeres virksomhedens strategiske evner og processer. Det er netop, hvad Raffle Insights har til formål at gøre. 

Raffle Insights giver detaljerede rapporter om videnshuller eller manglende indhold, som medarbejdere og nyansatte har søgt efter, hvilket skaber muligheder for, at virksomheden kan vokse. Raffle Insights Trending Questions viser, hvad brugerne spørger mest om, så du kan forbedre indhold, data og videndeling. Onboarding er et værdifuldt aktiv, der giver endeløs indsigt, hvis dataene indsamles, analyseres og udnyttes korrekt. 

Onboarding for nyansatte er afgørende for karrierer og virksomheder. En god onboarding-oplevelse, eller organisatorisk socialisering, afhænger af virksomhedens evne til problemfrit at dele eksplicit viden med nye medarbejdere. Ellers spildes værdifuld tid, og overskuddet går tabt. Desuden giver deres onboarding mulighed for indsigt og optimering. Lad ikke noget så enkelt glide ud - lad Raffle fange dig. 

Raffle Workplace Search giver medarbejderne mulighed for hurtigt og præcist at søge efter validerede oplysninger uanset stavning, tegnsætning, grammatik eller sprogfærdighed. Derudover kræver søgningen ingen kode eller vedligeholdelse, men kan tilpasses helt, så du kan vælge skrifttype, tekst, ikoner, indholdets udseende og placering på din eksisterende hjemmeside. Raffle Insights giver et ekstra forspring i forhold til konkurrenterne, når du indsamler populære spørgsmål, huller i viden, løsninger, sparet tid og penge og meget mere. Raffle Workplace Search er afgørende for onboarding og for at komme videre, så dine medarbejdere kan udføre deres arbejde effektivt. 

Spild ikke værdifuld tid med kedelig onboarding - vær med i Rafflelution!